Mo_ta_cong_viec_TLTGD_V2_Kinh_doanh_Phien_dich.docx

1 Thông tin vị trí

Chức danh: Trợ lý Tổng giám đốc phụ trách hỗ trợ kinh doanh và phiên dịch.

Bộ phận: Ban Trợ lý Tổng giám đốc.

Báo cáo trực tiếp: Tổng giám đốc.

Phối hợp: Ban Kinh doanh, các công ty thành viên, bộ phận kỹ thuật, quản lý dự án và các đầu mối khách hàng, đối tác theo phân công.

Địa điểm làm việc: Văn phòng VNAS – Tòa Rox Tower – 136 Hồ Tùng Mậu – Việt Nam

2 Mục đích và phạm vi công việc

Hỗ trợ trực tiếp Tổng giám đốc trong hoạt động kinh doanh, phát triển và duy trì quan hệ khách hàng, đối tác trong và ngoài nước. Thực hiện phiên dịch, biên dịch và điều phối các công việc thương mại; chuẩn bị thông tin, theo dõi cam kết sau buổi làm việc để thúc đẩy cơ hội hợp tác và tiến độ xử lý công việc.

3 Nhiệm vụ và trách nhiệm

3.1 Hỗ trợ Tổng giám đốc phát triển kinh doanh

• Tìm hiểu khách hàng, thị trường và đối tác theo định hướng của Tổng giám đốc; thu thập nhu cầu, thông tin dự án và cơ hội hợp tác để tổng hợp, đề xuất đầu mối xử lý.

• Chuẩn bị hồ sơ năng lực, nội dung giới thiệu giải pháp, bài trình bày và tài liệu thương mại; phối hợp Ban Kinh doanh và bộ phận kỹ thuật chuẩn bị phương án làm việc với khách hàng.

3.2 Phiên dịch và biên dịch phục vụ kinh doanh

• Phiên dịch trực tiếp Việt – Anh và/hoặc Việt – Trung trong cuộc họp, gặp gỡ, trao đổi trực tuyến, khảo sát và chuyến công tác; truyền đạt chính xác nội dung, số liệu, điều kiện thương mại và ý kiến của các bên.

• Biên dịch thư từ, hồ sơ giới thiệu, báo giá, biên bản và tài liệu hợp đồng theo phân công. Chuẩn bị thuật ngữ thương mại, kỹ thuật trước buổi làm việc; xác nhận lại nội dung chưa rõ và chuyển chuyên gia kiểm tra phần chuyên ngành.

3.3 Theo dõi cơ hội bán hàng và cam kết với đối tác

• Phối hợp các đầu mối kinh doanh theo dõi nhu cầu khách hàng, báo giá, tiến độ phản hồi, mốc đàm phán và các nội dung cần Tổng giám đốc quyết định; cập nhật tình hình trên hệ thống VNAS.

• Ghi nhận kết luận, cam kết và công việc sau mỗi cuộc họp; xác định người phụ trách, thời hạn, kết quả cần bàn giao. Chủ động đôn đốc và cảnh báo cơ hội có nguy cơ chậm hoặc bỏ sót.

3.4 Giao tiếp và chăm sóc khách hàng đối tác

• Làm đầu mối liên hệ theo phân công; tiếp đón, sắp xếp lịch gặp và duy trì trao đổi chuyên nghiệp với khách hàng, đối tác. Phối hợp xử lý yêu cầu, phản hồi và các vấn đề phát sinh.

• Hỗ trợ Tổng giám đốc trong các buổi giới thiệu giải pháp, hội chợ, sự kiện và làm việc thương mại; tổng hợp thông tin sau buổi gặp, đề xuất bước tiếp theo để duy trì quan hệ hợp tác.

3.5 Tổ chức lịch làm việc và công tác

• Sắp xếp lịch làm việc, họp và công tác của Tổng giám đốc; chuẩn bị chương trình, hồ sơ, thông tin đối tác, phương tiện và các điều kiện liên quan; phối hợp thủ tục cho chuyến công tác trong và ngoài nước.

• Sẵn sàng đồng hành cùng Tổng giám đốc trong các chuyến công tác để phiên dịch, ghi nhận nội dung và điều phối công việc; tổng hợp kết quả, đầu việc cần xử lý sau chuyến đi.

3.6 Báo cáo quản lý hồ sơ và bảo mật

• Tổng hợp báo cáo về khách hàng, đối tác, cơ hội kinh doanh và tiến độ các nhiệm vụ được giao. Quản lý hồ sơ thương mại, bản dịch và biên bản đúng phiên bản, thuận tiện tra cứu.

• Bảo mật giá bán, điều kiện thương mại, hồ sơ hợp đồng, dữ liệu khách hàng và thông tin điều hành. Không tự ý chia sẻ tài liệu cho đối tác hoặc đưa vào công cụ AI, dịch vụ bên ngoài khi chưa được phép.

• Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ Tổng giám đốc khác có liên quan đến kinh doanh, đối ngoại và phiên dịch theo phân công.

4 Quyền hạn và giới hạn trách nhiệm

Được liên hệ, thu thập thông tin, tham dự cuộc họp và phối hợp với khách hàng, đối tác, các đơn vị trong phạm vi Tổng giám đốc giao; được đề xuất lịch làm việc, phương án tiếp cận và các bước xử lý cơ hội kinh doanh.

Không tự quyết định giá bán, chiết khấu, điều kiện hợp đồng hoặc cam kết thương mại nếu chưa được phê duyệt, ủy quyền. Trợ lý chịu trách nhiệm về độ chính xác của bản dịch, thông tin tổng hợp và việc theo dõi; bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm thẩm định nội dung nghiệp vụ.

5. Hồ sơ công việc cần duy trì

Lịch làm việc và công tác; hồ sơ khách hàng, đối tác; danh sách cơ hội và nhiệm vụ; tài liệu thương mại; bản dịch, biên bản và kết quả làm việc; báo cáo công tác; văn bản ủy quyền liên quan. Lưu tại hệ thống hoặc kho được phân quyền của công ty.

6. Yêu cầu đối với vị trí

• Giới tính: Nữ. Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên ngoại ngữ, kinh doanh quốc tế, thương mại, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp.

• Từ 2 năm kinh nghiệm trợ lý lãnh đạo, hỗ trợ kinh doanh, đối ngoại hoặc phiên dịch thương mại. Ưu tiên từng làm với khách hàng quốc tế trong lĩnh vực kỹ thuật, công nghiệp hoặc tự động hóa.

• Thành thạo tiếng Anh và/hoặc tiếng Trung, đủ khả năng phiên dịch cuộc họp và trao đổi thương mại, biên dịch thư từ, hồ sơ và tài liệu kinh doanh. Có khả năng sử dụng cả hai ngoại ngữ là lợi thế.

• Giao tiếp tốt, diễn đạt rõ ràng, lắng nghe và ứng xử khéo léo; tự tin làm việc với khách hàng, đối tác. Có kỹ năng tổng hợp, trình bày, tổ chức công việc; thành thạo Word, Excel, PowerPoint và công cụ quản lý công việc.

• Trung thực, kín đáo, cẩn thận, chủ động, có trách nhiệm; tác phong chuyên nghiệp, biết giữ giới hạn khi đại diện lãnh đạo và xử lý thông tin nhạy cảm.

• Sẵn sàng đi công tác trong và ngoài nước, đồng hành cùng Tổng giám đốc theo lịch công việc; có khả năng thích nghi với thay đổi lịch và sắp xếp công việc linh hoạt.

7 Tiêu chí đánh giá kết quả công việc

Đánh giá theo chất lượng hỗ trợ kinh doanh, phiên dịch và tiến độ các nhiệm vụ được giao. Chỉ tiêu cụ thể được thống nhất khi giao việc; kết quả doanh số là trách nhiệm phối hợp, không mặc định giao toàn bộ trách nhiệm bán hàng cho vị trí Trợ lý.